煤矿供应科业务流程控制

常村煤矿物资交易市场管理办法
为进一步推行市场化管理,把全矿各单位、各部门之间的协作服务关系,变为内部有偿服务经济往来关系,独立核算。通过内部市场机制,充分调动全矿广大职工的生产经营管理的主动性、积极性,从而提高我矿的整体经营管理水平。
1、物资采购计划管理制度 1.1 总则
1.1.1目的:为编制物资需求计划,配合公司采购计划的推行,特制定本制度。
1.1.2 适用范围:本矿物资需求计划的制定,除另有规定外,悉依本制度执行。
1.2 采购计划的编制 1.2.1 编制需求计划的作用 1.2.2
预估用料数量、到货期,以防止断料。 1.2.3
避免库存过多、资金积压、库房空间浪费。 1.2.4 确保生产物资的有效供应。
1.2.5 指导采购工作。 1.3 编制物资需求计划的依据
1.3.1制订物资需求计划时,应考虑年度计划、月度生产经营计划、物资需求部门的采购申请、月度采购预算、库存储备等相关因素。对生产经营活动的急需物资,应优先考虑。
1.4 需求计划的种类 1.4.1
月度需求计划:在对物资需求部门月度物资申请计划综合分析的基础上,依据库存情况、上月实际采购情况、下月度需求预测、市场行情制订的当月物资需求计划。
1.4.2
临时需求计划:根据安全生产的需要,由矿临时安排的单项工程所需的物资计划。
1.4.3
急需物资需求计划:在安全生产过程中,紧急发生的、日常工作中不预测或预测不到的、其它物资不可替代的限时采购的物资计划。
1.5 采购申请的提出及审批权限 1.5.1
采购申请应注明物资的名称、数量、单位、单价、金额、需求日期、用途、技术要求、供应商或生产厂家等。
1.5.2
单位负责人在审核本单位的《物资计划申请表》时,应检查《物资计划申请表》的内容是否准确、完整,若不完整或不完善应及时纠正。
1.5.3
经本单位负责人审核后的《月度物资计划申请表》,交分管科室负责人审批后报供应科。
1.5.4
经审批后的《月度物资计划申请表》由供应科审核汇总。审核内容包括《物资计划申请表》的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字等。
1.5.5
供应科依据月度物资申请计划汇总并落实库存后,编制常村煤矿《月度统购物资需求计划》、《月度内部产品物资需求计划》和《月度自购物资需求计划》,报分管矿长和主管矿长审批。
1.5.6
经主管矿长审批后的《月度物资需求计划》,报龙门煤业公司进行审批执行。 1.6
编制需求计划的步骤 1.6.1
每月16日前基层单位及分管科室将《物资需求申请计划表》上报供应科。 1.6.2
18日至20日收集、汇总《物资需求计划》,落实库存。 1.6.3
23日前编制《物资需求计划》并报矿领导审核批准。 1.6.4
经矿领导审批后的《物资需求计划》,于25日前报龙门煤业公司审批执行或继续上报。
1.7 物资采购计划的管理 1.7.1
物资需求计划由供应科计划员根据审批后的需求申请表制订,急需物资需求计划报请分管业务矿长批准执行,月度计划报请分管矿长审核、主管矿长批准,龙门煤业公司审批后执行或继续上报。
1.7.2
采购计划员应审查各单位申请采购的物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品,只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入物资需求计划。
1.7.3
如果《物资需求计划表》所列的物品为煤化公司内其他部门所生产的产品,在质量、性能、交货期、价格相同的情况下,必须采用内部单位的产品。
1.7.4
对于已申请的物资需求物品,请购单位若需要变更规格、数量或撤销请购申请时,必须立即通知供应科,以便及时根据实际情况更改采购计划。
1.7.5
未列入需求计划的物品不能进行采购。如确急需物品,应填写《急需物资申请表》,由部门负责人审核后,按采购程序报龙门煤业公司核准后才能列入采购范围。
1.8 计划编制要求 1.8.1 科学性实用性:既不要多而滥,又要满足安全生产。
1.8.2
严肃性:一是计划必须经主管领导签字;二是计划一旦下达,必须严格执行,一般情况不准改动,特殊情况,必须经分管领导批准。
1.8.3
等级性:根据计划的轻重缓急,将计划分为:急、正常、缓三种。急就是十日之内,或立即;正常就是三十日之内;缓就是二月之内或更长。计划必须注明等级性,或到货日期。各部门按矿有关规定执行,严格把关,不得随意降低标准更改计划,否则每次罚责任人50—200元,情节严重者,严肃处理。
1.9 计划的考核 1.9.1
为使我矿物资采购计划管理工作切实落到实处,对我矿月度需求计划提报准确度纳入“双基”考核范围。
1.9.2
因不按时报送而影响计划的编制、汇总的,每次罚责任单位负责人200元。各单位要对所报计划的准确性、严肃性负责,并且必须加盖单位公章,要切合实际,内容准确、全面,否则每发现一次,罚责任人100元,因计划的准确性差而导致生产影响或造成其他损失(积压、浪费)的,对计划上报单位从重罚款1000元。
1.9.3
自购计划兑现率:对批准实施的计划,不能按计划要求落实的,计划兑现率低于85%,且不能说明原因的,罚单位责任人100元,给正常生产造成严重后果的,从重处罚。
2物资的领取与发放管理制度
2.1要切实加强各单位的物资管理,有效控制消耗,严格规范物资领用手续。各单位必须配专职材料员到供应科器材库办理物资领用手续,其他人员没有特殊情况一律不得领用材料。专职材料员必须到企管科备案,临时领料员,单位应出具委托证明。
2.2各单位领取一般性生产消耗材料时,领料单位可直接在精益系统上填写领料申请单由分管科室审核批准后直接到库房领取。
2.3各单位领取由矿业务科室专项控制的物资时,供应科必须查实当月业务科室下达该项材料的计划费用是否超支,如果超支,心须经生产技术科或机电科等相关业务科室审核签字后,再到供应科领取材料。
2.4新增加的采掘工作面,由区队做出安装材料预算,经生产科、机电科及有关领导审核批准后,区队按批准的预算,申请时注明原由。专用资金工程、改造工程严格按预算控制供料。
2.5各单位因生产急需产生暂借物资时填写手工材料领用

物资采购管理标准

1.1、为了有效发挥供应科各业务职能,提高业务人员办事效率,明确机关人员职责和权限,有效监督各流程环节,实现精细化管理,以最佳的服务向全矿提供质优价廉的物资需求,特制定本流程控制。

单,必须写清物资名称、规格型号、数量及使用地点,工程类别等,加盖本单位公章并经主管队长签字后,方可到供应科领料,且三日内必须补齐领用手续。
2.6各单位领取材料时,供应科按当月生产经营计划下达的材料指标发料,计划指标用完后,供应科必须停止发料。计划外材料需由使用单位填制手工材料领用单,经单位主管队长→分管业务科室→分管矿长审批后,供应科方可发料。
2.7各单位生产所需的各种物资在工作场所、地点可以自己交易,其价格双方可以协商确定,但交易双方必须同时到供应科办理有关物资交易手续,买方按双方协商的价格开材料领用单,卖方开红色材料领用单,由供应科批准后到企管科登记结箅。
2.8双方可自行交易的材料仅限于部分配件、木材、支护材料、建工材料、其它材料、油脂材料六大类,大型材料、专用工具、及其它周转性材料不得交易。
2.9双方物资交易价格不得超过矿物资计划价的20%,特殊情况经主管业务科室及分管矿长审核同意后可进行交易,同时买卖双方必须本着有利于生产、团结协作的原则,不得瞒天要价
“诈取”对方的材料费用。
2.10一旦发现各区队间不正常或违反本规定的材料交易,没收交易的全部材料,视情节给予有关负责人50-100元的罚款。
2.11供应科发科后要及时做好分类统计工作。
2.12供应科计划员,一定要按物资申请计划批料,没有计划(月计划、临时计划)领取材料,须经分管矿长审核后方可领取材料。同时各单位要力求做到计划用料、计划批料。各单位因工作安排不当、考虑不周而影响生产,后果自负。
2.13供应科设立24小时值班制度,切实加强双休日及夜间值班的管理,随时保证生产急需物资的领取,发放。
3材料费用结算管理制度
3.1机电科、生产科、企管科、供应科要在年度指标分解的基础上,逐月对各单位下达各项分管的专项材料费用计划,并在每月22日之前报企管科。企管科依月度生产经营计划的形式下达给各单位。
3.2各生产单位接到矿下达的生产经营计划后,要按计划中所下达的费用指标严格执行,月末考评时按各单位实际验收后的生产、进尺任务量。增加或扣减材料费用指标。
3.3供应科以月度生产经营计划下达给各单位的材料费用为依据,经分管业务科室审批后,可直接到供应科领取材料。
3.4各单位在月中材料费发生完后,一律停止发料,按下列程序申请发料报告:区队→业务科室→企管科→分管矿长。经审批后各单位方可继续领用材料。
3.5各区队及业务科室按月度考核兑现奖罚,材料节超按相关规定兑现奖罚。
3.6区队材料员按材料领用程序,由供应科对应保管员,按矿下发内部模拟市场材料计划价划价,区队结算一律按计划价格结算。
3.7供应科要杜绝无价材料出库,一律执行龙门煤业供销部现行的计划价,计划价目录中没有的物资,可经计划员结合龙门煤业供销部根据实际情况估价作为出库的计划价,以免影响各单位的结算与考核。
3.8每月初对各区队的库房进行全面盘点,作为期初、期末的库存数据,同时也作为各区队月末结算工资费用的主要依据之一。
4交旧领新与奖罚管理制度 4.1除首次安装投人以外,生产、维修用的工具、材
料、配件全部交旧领新。
4.2各单位领取生产性消耗材科时,同时填写“废旧物资回收单”一式三份,领用单位材料员、企管科、供应科保管员各一联,并交旧领新,三方共同核对“回收单”及领料单无误后,交旧领新的全过程结束,定期由统计员统计出报表,报矿有关领导及有关科室。
4.3领新不能交旧的单位。必须说明理由,并经主管矿长批准,否则按丢失处理。
4.4废旧物资回收按矿规定的回收和回收结算单价进行奖罚和结算。其结果在当月区队工资中兑现。
4.5“坑木,支护,建工材料,火工品,由生产技术科考核;大型材料、钢管,轻轨,圆钢,刮板机,输送带,电器配件,专用工具及其配套附件由机电科负责考核;其他材料由企管科负责考核。
4.6运输队对各单位回收升井的物资应及时通知所属单位进行交接,造成的材料丢失、被盗的视情节对运输队给予50-500/车元的罚款。
4.7回收后的废旧物资,经过机电科,企管科鉴定后,确实没有修复价值的,企管科要及时向公司写出书面报告,及时向龙门煤业公司申请报废处理。
5废旧物资修理与发放管理制度
5.1供应科要及时组织生产技术科、机电科等有关单位人员,按月编制修旧利废计划,切实加强修旧利废的管理工作,减少新材料的投人,以降低生产成本。
5.2供应科要设专人负责废旧物资的修理与发放工作,负责编写月度废旧物资的修理计划、委托修理加工单,及编写库存待修物资、修复后人库,发放使用情况报表,报有关矿领导及科室。
5.3在企管科管理下由供应科设立废旧物资回收库,库存管理达到标准化,分类摆放整齐,建帐立卡,标明物资名称、规格型号、数量。
5.4废旧物资的修理,其修理费用按公司有关规定不得超过原值的40%,特殊的主要零部件的修理费用也不得超过原值的50%,其修理费用超过原值50%原则上按报废处理。
5.5加工修理全部使用“加工委托单”,经有关部门及分管矿长审核签字后方可加工修理。
5.6修理单位依据供应科下达的废旧物资修理委托单,在维修过程中,必须把发生的材料费、人工费等费用分项作好统计工作,以便核定修复入库价格。
5.7维修单位一定要确保检修质量,严禁以次充好,根据不同的维修种类,保修期不得低千1-3个月,在保修期内因维修质量不合格,免费给以更换,发生的费用全部由维修单位负责,同时视情节对修理部门负责人给以30-100元的罚款。
5.8月末供应科要及时组织生产技术科、机电科等科室,对修好入库的材料进行全面验收,不合格的返回修理,其费用由修复单位承担。
5.9积极鼓励各单位优先选用修复后的材料、配件,供应科计划员要坚持有旧不发新的原则。每月月末统计员统计出库存报表,报有关领导及计划员,以便掌握库存物资的动态。
6物资消耗情况分析制度
6.1严格控制材料费用,是降低成本提高效益的有效措施之一,因此为增强责任心,强化管理,堵塞漏洞,特制定本制度。
6.2各单位要按矿下达的生产经营计划,严格控制材料费用,月末按各队实际完成的生产任务量计算出实际消耗的材料费用,超节相关规定兑现奖罚。
6.3每月各单位依本月实际发生的材料费用,要认真分析材料的消耗情况。各单位的分析报告要从材料,配件的消耗定额,以及本单位所采取的有效措施等诸方面全面分析,以不断总结经验完善定额。
6.4机电科、生产科,企管科,供应科参照各单位的材料消耗情况
分析报告,分类、汇总所分管的各项材料费用,按本月下达的计划费用指标及实际发生的总材料费用,从制定的材料、配件消耗定额;计划的完成情况以及本月所存在的主要问题;下月所要采取的主要措施等多方面全面认真分析,要在次月5日之前将材料消耗情况分析报企管科。
6.5企管科依据机电科、生产科和供应科的材料消耗情况分析原因,及所分管的其它材料的消耗情况,由分管的计划员进行全面综合分析,形成月度材料消耗情况分析报告,报送矿有关领导。
6.6材料消耗情况分析一定要实事求是,全面客观地分析本月所消耗材料的各种因素,尤其是超支原因,以便更好、更有效地控制材料费用,降低吨煤材料成木,因此一定要引起各单位、部门领导的的高度重视,在规定的时间内完成。迟报一天罚分管队长、计划员或核算员各罚款50元。
二O一一年一月

QG/XQ0439-2009

1.2、供应科按其职能划分五大流程环节,即物资采购计划编制、物资采购、物资验收入库、物资发放,废旧物资回收复用与处理等。

一、适用范围

1.3、本流程控制依据业务处理顺序,物资流动顺序和票据传递顺序为原则进行设计,力求科学、合理系统、严密。

本标准适用于所有统购和自购的设备、材料、配件、劳保、办公用品及印刷品管理。

2、物资采购计划编制程序

二、标准内容

主要实施岗位:计划员 操作流程:

物资采购的基本原则

2.1、各生产区队每月15日前依据下月生产任务,物资消耗定额,现场实际情况等因素编制下月物资需用申请计划,经队长组织本队相关人员讨论并由队长审核签字后报相关业务科室。

1.执行集团公司(龙宇国贸)授权采购的原则

2.2、各业务科室根据矿规定材料分管项目,在充分考虑各单位、个环节在下月生产中的材料消耗及回收复用等情况下,审核各生产单位物资需用申请计划,于每月16日前送供应科签收。

根据集团公司(龙宇国贸)采购管理规定,XX煤矿负责授权自购物资项目,统购物资报集团公司(龙宇国贸)招标办统一采购。

2.3、业务科室同时对其主管物资需用申请计划进行申报。

2.计划采购的原则

2.4、供应科计划员根据区队和科室物资需用申请计划分类预算、库存情况、市场供应情况及公司物资管理相关规定,编制全矿物资采购计划。

供应科必须严格按照龙宇国贸和XX煤矿已批准的物资采购计划执行,各单位生产急需的物资采购必须办理审批手续。

2.5、计划员在编制全矿物资采购计划时,对区队申请计划会审一次,对每一项物资做出是否采购和采购多少的具体方案。对单项计划不清楚或参数不齐全项目及时与区队结合。

3.统一招议标采购的原则

2.6、计划员按物资品种及类别分别编制统管物资申请计划和分管物资采购计划,经供应科长、分管矿长审签,报公司供销部门审批。

XX煤矿供应科为XX煤矿物资采购的职能部门,根据集团公司授权,XX煤矿自购物资或龙宇国贸授权XX煤矿采购的物资,供应科可根据物资采购流程组织招议标采购。

2.7月中特殊情况需紧急采购时,由生产单位提报急用物资需用计划及矿计划外材料审批单,说明急用原因、需要到货时间,并注明急用字样等,经业务科室审核,分管矿领导签字,报供应科。

4.质量优先,同质比价的原则,追求最优性价比。

2.8经供应科长审核签字后送计划员汇总,编制临时物资采购计划表,在经供应科长签字后,按统管和分管范围分别上报供销部或形成采购计划经分管矿长批准后执行。

5.战略供应商优先的原则

2.8.1、区队物资需用申请计划,要注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。所需配件计划,必须提前一个月申报,且注明规格、型号、图号,主机厂家及详细技术参数;特殊物资必须提前2个月申报计划,如提升钢丝绳、特种钢材、运输带等;非标准件在上报计划时必须附其图纸。

根据集团公司供应商管理规定,优先选择市场信誉好的供应商,纳入集团公司战略供应商管理的优先选择。

2.8.2、区队队长对其上报的物质需用申请计划,因考虑不周影响生产、威胁安全及物资长期闲置不用而造成积压浪费等负责。

6.保障安全生产的原则

2.8.3、业务科室分管物质范围:生产科负责木材、支护材料、建工材料、火工品等;机电科负责皮带、电缆、钢丝绳、管路,配件、油脂专用工具等,科负责单体租赁、其他材料等;

采购物资必须证件、技术资料齐全,到货及时。

2.8.4、业务科室对分管材料负有审核把关责任,对分管材料应作到不漏项、不错项,在确保生产安全的情况下不超购。

物资采购计划编制

2.8.5、供应科计划员应深入现场,全面了解矿井生产、消耗定额材料预算、库存、市场供应等情况,计划编制力求科学合理。

1.各单位根据矿生产实际需要,编制月度和临时追加物资需求计划,根据供应科要求,将下月的物资需求计划在当月20日以前通过系统申报至供应科,申报物资计划要严格按照供应科设计的格式填写,并做到申报物资详细、准确。

3、物资采购作业程序

2.供应科将各单位所申报的物资需求计划根据生产实际进行利库、审核、汇总,编制XX煤矿物资采购计划,分管矿领导审核,主管矿领导批准,统一上报龙宇国贸批示。

主要实施岗位:计划岗 操作流程及要求

3.对于库存物资,供应科根据生产计划不断优化库存结构、合理储备物资定额,为编制采购计划提供有效依据,切实做到库存物资不积压、不浪费,满足生产需要。

3.1、公司统管物资进货程序。

4.对于各单位生产急需所用物资计划,必须由使用单位负责人签字,相关科室审核,分管矿领导批示,通过系统申报至供应科,供应科可根据生产需要采取先购进后程序的原则,保证生产物资所需。

3.1.1、计划员根据批准的统管物资申请计划及矿生产实际情况,按需用急缓程度分期分批填写“
“。

5.申报物资需求计划要按照统一格式,物资名称、规格型号、技术参数、使用单位、到货期限、生产厂家等必须填写清楚、准确,确保购进物资质量可靠、有效使用,对于所报物资计划不准确、不规范、不可靠造成物资积压,将对有关单位人员追究处罚。

3.1.2、计划员把填写好的两联“统购计划内急用物资联系单”经供应科长批准后提交公司供销部,并负责跟踪催办。

6.对外围成品加工,使用单位所报的图纸必须设计完整、准确,报供应科进行审核后,根据有关文件、流程,组织外围加工。

3.1.3、待物资到矿后,由计划员通知验收员、保管员并一同到现场验收。

物资采购管理规定

3.1.4、计划员根据物资需要时间及时与供销部相关人员沟通,了解预计到货时间,如仍不能满足生产需要,计划员应及时报请供应科长与供销部有关负责人协商解决,并把有关情况反馈物资需用单位及分管矿领导。

1.全矿所有物资采购、印刷制品、加工制作等业务必须由供应科归口管理,统一组织,阳光操作,矿各单位不得擅自自行物资采购或强行向使用单位推荐产品。

3.1.5、计划员根据科长与供销部协商方案跟踪落实,直到物资到矿。

2.
XX煤矿的物资采购要严格按照龙宇国贸批示,进行组织流程采购,对于无龙宇国贸领导和矿领导批准的物资采购计划各单位不得擅自采购。

3.2、矿分管物资采购程序

3.供应科计划员在物资采购前必须编制详细、准确、合理的物资采购计划,编制物资采购计划必须坚持先利库后询价再上报的原则,对于购进的物资认真做好市场调查,并对厂家的资质进行审查,确保购进物资价格真实、合理。

3.2.1、计划员接到批准后的自购物资采购计划后,依据材料使用状况、用量大小,采购频率、市场供需状况,交易习惯等因素,对不同物资选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

4.采购煤安专用物资时,严格遵循国家煤矿安全管理的有关规定,杜绝购进无安全标志的煤安产品,对于所购进的煤安专用物资生产厂家必须提供各种必要证件,包括煤安证书、生产许可证、产品合格证、防爆合格证、营业执照等,确保购进煤安产品安全可靠。

3.2.2、招标采购物资:对于经常使用、大批量、品种固定、价格相对稳定:或一次性发生金额较大,价值总额在5万元以上,执行招标采购。

物资招议标流程

3.2.3、招标采购首先由计划员列出采购物资品种,一次采购量或分月、季、年采购总量,并详细了解市场供求状况及三家以上供应商资料等上报科长,有科长向矿外经济活动领导小组报告,并在矿对外经济活动领导小组主持下进行招标。执行矿相关程序。

1.供应科根据龙宇国贸和矿批准的物资采购计划,编制招议标计划报主管领导批准后,由供应科统一组织招议标,根据采购物资的性质,确定评委组成。对于所采购的物资,供应科向使用单位、技术部门、生产厂家等咨询,必要时组织有关人员对生产厂家进行实地考察。

3.2.4、询比议价采购,矿管物资一次采购总价5元以下或报供应科长、分管矿长批示后,供应科组织议标或招标采购。

2.根据批准的招议标计划,供应科组织企管科、机电科、财务科、监察科等对外经济小组人员参加招议标会议;技术要求高的设备、配件等物资采购,成立由评标主任负责的评标委员会进行评标,必要时邀请集团公司或其他单位部门专业人员参加。

3.2.4.1、计划员根据采购计划,仓储情况制订物资采购表,逐项询价、比价、议价、并了解交易条件等,经科长、分管矿长批准后,通知供应商或厂家订购。

3.供应科或技术部门评委(设备采购)根据评标情况,形成评标报告,报矿领导审批。需签订技术协议的采购项目,由生产、机电技术管理部门负责签订技术协议。

3.2.4.2、询价:由计划员参考过去采购记录或供应厂商资料,拟定至少三家询价对象(特殊原因如独家制造、独家代理、原厂品牌零件无法替代或急需现货等须特别注明)。并通知厂商报送相关资料。

4.供应科根据批准的评标报告,形成合同文本,组织矿有关单位进行合同会签,并报领导批准,加盖单位印章。

3.2.4.3、询价完成后,计划员应将询价、报价的全部资料整理并查阅前购记录及供应厂商资料、市场行情等一同报科长,据此比价议价。

5.合同签订后,供应科负责分发企管科、财务科、监察科及业务相关单位(设备合同发机电科),并把合同及时交供应商。

3.2.4.4、若报价资料规格与申请采购规格略有不同或属代用品者,可与使用单位或业务科室联系并签注意见。必要时可重新询价。

6.合同生效后,供应科具体负责合同的履行,履行合同相关条款并监督合同的履行情况。

3.2.4.5、比议价:采购员接到计划员报来的询价资料后,汇同计划员分析询价资料,通过比较拟定议价对象。采用面谈、通信、电话、传真等多种形式进行议价。

7.合同生效后,供应科对招议标资料、询价资料、投标文件、厂家资质、评标报告、合同、技术协议等资料必须齐全,归档。

3.2.4.6、议价时应注意货物质量、价格、交货保证度、付款方式等相关因素。

对外经济谈价议程

3.2.4.7、议价完成后,有计划员填报物资采购审批表,经科长签字报经营矿长批准。

1.宣读对外经济领导小组成员

3.2.4.8、订购:采购员接到审批后的物资采购审批表,向厂商以电话或传真方式发出订购通知,说明交货数量,交货日期等。并跟踪了解到货情况。

2.监督部门宣读议价纪律

3.3、临时急用物资采购程序:计划员接到生产单位提供的急用物资需要计划或紧急采购通知后,立即查明申请采购的材料名称、规格、数量、需用时间等,即以电话方式询议价格,并通报科长,由科长向分管矿长汇报并获批准后采购。区队以电话方式通知采购,应立即督促生产单位补办急用物资采购计划手续由计划员备案。

3.厂商介绍公司及产品基本情况

3.4、委托加工物资办理程序:由生产单位提出加工计划并附加工图纸,经业务技术主管科室审批,报供应科计划员;计划员根据加工难易程度、技术要求、资质要求等情况,,如矿机修车间加工确有困难,则由机修车间主任签字,供应科长审批后交采购员联系外委单位加工。

4.厂商报价

1、对于集团公司内部有能力生产或供应的材料,可采取特约采购,如公司有规定的按公司规定执行,公司没有规定的可参与询价比议价,在同质同价的基础上优先考虑。

5.谈价核实

2、采购员应建立供应商档案,对各厂商供应的材料质量、性能、交货情况、售后服务及基层单位使用意见等资料,收集整理以备今后采购参考。

6.对外经济领导小组成员会签

3、采购员应经常调查、搜集市场价格及供求变化情况。对价格波动较大的采购项目及时做出调整方案,经供应科长审核,报矿对外经济活动领导小组讨论后执行。

7.签订合同

4、采购员应积极主动了解仓储公司计划物资到货及储备情况、并随时掌

物资验收入库管理

握本科库存情况,以便根据需要及时组织货源。

1.物资到矿后,机电科负责组织设备验收,验收合格办理入库;供应科负责组织材料、配件验收,验收合格办理入库。

5、当存货低于最低储备量时,保管员应及时通知采购员。

2.验收必须由计划员、质检员、保管员、矿相关部门人员等参加,对于技术含量高的设备、物资必要时邀请使用单位技术人员或外部专家参加。

4、物资验收入库程序

3.验收严格按送货通知单、合同、技术协议等进行。数量、质量、技术资料等验收项目要齐全。对内在质量不能够当场确定的,进行外观验收。对质量、数量、资料等不符合要求,与合同或计划清单不符的物资,不得办理入库手续。杜绝验收“五无”产品(无产品生产许可证、无产品质量证明书、无产品合格证、无防爆合格证、无煤矿安全标志)。

主要实施岗位:验收、计划、保管操作流程

4.需有关技术管理部门(第三方)鉴定的物资,要邀请有资质的单位进行鉴定。

4.1、物资到矿后采购员或供应商通知计划员,计划员根据送货通知单或合同组织质检员、保管员共同验收。

5.物资验收合格后,供应科根据管理规定,建立物资验收入库台账,按要求做好物资的保管工作。

4.2、验收时对物资名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对,确认无误后,由质检员将到货日期及实收数量填入验收单并共同签字。

1.供应商根据合同和入库验收单及时开据增值税发票或合同约定的其他形式的合法发票,材料、配件经供应科审核确认,设备由机电科、供应科共同审核确认,报矿领导审批后,到矿财务科入账。

4.3、验收单一式三联,一联保管员收存,二联交供应商,三联质检员存档。质检员、保管员依据此单登记到货记录。

2.审核人员对照合同、入库单等审核发票的价格、物资规格型号、税率等,对价格真实性负责。财务科根据签证齐全的票据办理结算手续,并按照有关规定审核票据,保证票据的合法性。

4.4、保管员根据“物资到货验收会签单单”填写“煤矿物资验收入库通知单”并登记到货记录。供应科长审核签章。第二、三联计划员留存及结算用,第一、四联保管员留存记物资明细入账及月末到财务稽核用。

三、信息传递

4.6计划员重点核对到货物资是否与采购计划或“送货通知单”要求的品名、规格、型号、数量等相一致。验收员主要对物资质量负责,保管员主要对其数量负责。同时三大员分别对数量和质量负有监督责任。

本标准输入信息

4.7、卸车程序

矿月度生产经营计划;区队月度材料需求计划;矿月度储备物资盘点表。

4.7.1、对大建物品需专人卸车时,计划员通知相关负责人安排卸车。

本标准输出信息

4.7.2、卸车人员应按仓库保管员对物资码放要求卸车码放,待保管员对物资码放验收合格后,办理有关手续。

物资采购计划;物资采购询价表;采购物资计划价格表;物资采购合同;物资到货验收单;物资入库单。

4.8、对于专业性较强的物资,计划员可通知业务科室或区队协助验收并在验收单上签字。

4.9地方坑木、黄沙、石子、木石、炮土等材料到货后,计划员还要通知企管科、保卫科监督员到场共同验收并签字。

4.10、散装水泥到货后,计划员会同质检员对散装水泥车铅封等情况进行检查,并通知探防队、企管科、保卫科相关人员对到货车辆进行现场跟踪检查验收。待本车水泥打完后到供应科领取到货物资验收会签单以备结算。

4.11、火工品的验收、运输、入库按煤业公司相关文件执行。

4.12、对验收中发现的不合格物资保管员原则上不允许入库,由计划员通知供应商退货,验收员开具出门证计划员签字,科长批准盖章后交供应商持证出矿。如供应商当天不能带走,保管员应隔离存放并标识清楚,严禁使用,并催促计划员尽快处理。

4.13、在验收过程中验收员应注意检查收集物资合格证、生产许可证、需带煤安标志的物资还应收集煤安标志证,并归档保存。

4.14、计划员应注意收集从议到定购,在到验收等各环节资料,以备出现纠纷时作为证据材料。并定期收集生产单位对质量问题的反馈意见并存入客户档案。

4.15、对委托加工物资的验收,由计划员会同质检员、保管员依据委托加工单及加工图进行验收。如成品在施工现场不能搬移,则由计划员会同质检员及使用单位现场验收。

4.16、在验收过程中发现物资存在问题,影响产品使用寿命但生产急需时,可报请科长酌情处理。

4.17、下班时间原则上不安排送货,确因特殊情况物资到矿,先由值班人员代收,第二天由相关人员履行验收手续。

4.18、物资在入库后保管员依照库房管理标准做好物资保管保养工作,确保物资完好无损、安全使用。

5、物资发放程序

主要实施岗位:保管员 操作流程

5.1、依据矿月度生产经营计划,分为计划内材料领用审批程序和计划外材料领用审批程序。

5.2、计划内材料领用审批程序

5.2.1、使用单位开具领料单,并按领料单项目填写齐全,单位主管签字加盖章位行政章到分管科室审批。

5.2.2、计划员接到使用单位领料单后,依据矿生产经营计划中定额和限额计划量控制审批并加盖物资分类印章。

5.2.3、对业务科室专管的材料(如大型材料、专用工具、木材、钢棚及附件、钢管及接头、钢轨及附件等)及其它需要到相关业务科室审批的材料,应先到相关业务科室审批后,在到供应科审批。

5.2.4、对于按区费用支出的材料,同时要经安监科签批后加盖安全费用专用章在到供应科审批。

5.3、计划外材料领用审批程序

5.3.1、当使用单位材料费用超出计划或作业计划发生变更时,首先由区队写出书面申请或材料预算报告经相关业务部门审核,并报请企管科批准后,送交供应科作为审批材料的依据。。

5.4、仓库保管员接到区队审批后的领料单后,依据领料单所填物资名称、规格、型号及数量,核准无误后发放。

5.5、生产单位夜间急需用料时,可经值班队长签字、矿调度室值班人员审批,在到供应科值班人员处领取,但必须在第二天办理正常领用手续。

5.6、未经审批保管员不允许发料,除非遇到紧急情况暂且不能履行正常审批手续时,可经领料单位申请,值班队长签字供应科长批准后方可借料,借料单上要注明出票时间或返还日期。

5.7、矿外单位在矿内施工需领用材料时,应经相关业务科室书面报告并经主管矿长批准后,办理审批、领用事宜。

5.8、退库:使用单位领用的材料遇到质量问题时,可及时返回供应科,由采购员联系厂家办理退货或更换手续。

5.9、相关要求

5.6.1、库管员严格按照生产经营计划并结合区队生产实际控制发料,能折零发放的不要一次性发放,有修复代用的物资,不得发放新物资。

5.9.2、不直接用于生产的物资,使用单位领用时应详细说明用途、数量,经供应科长审批后,办理相关手续。

5.9.3、需交旧方可领新的物资,库管员应凭废旧物资管理员开具的废旧回收单批料。

5.9.4、库管员按照先进先出原则发料,对违反发料原则造成的物料失效、霉变、大料小用、以及差错等损失负责。

6、废旧物资修旧利废与处理程序

主要实施岗位:废旧物资管理岗 操作流程:

6.1、依据矿废旧物资管理办法,废品物资管理员接到回收单位交旧通知后,到现场查看交回的物资状况,安排区队或卸料人员分类码放并办理回收手续,登记建账。

6.2、回收单位已经修复的物资,如锚杆、托盘等,管理员会同质检员共同验收并填报废旧物资验收单,一联保管员存、一联区队结算用、一联验收员存档、一联交计划员作审批发放材料用。

6.3、回收单位不能修复的废旧物资,管理员按材料类别分开码放,并向回收单位开具废品回收单。

6.4、委托矿机修车间修复的物资,在月度生产计划中下达修旧计划,待机车间修复完毕后,会同质检员、生产科、机电科、企管科等相关人员联合验收入库待发,验收单同6、2条。

6.5、需矿外委托修复的物资,先指定地点码放,定期书面报矿对外经济领导小组研究后办理外委修理业务,修复物资到矿后验收入库手续同6、2条。

6.6、不可再利用的报废物资,依据公司或矿领导签批的废旧物资处理合同并通知企管科监督员现场监装、过磅等,并安排办理交款事项,建账登记管理。

二O一一年一月

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